Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrează aplicația AIcomenzi („Aplicația”), în ce scop, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai în calitate de persoană vizată, conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”).

1. Cine suntem

Operator	TINA FLOREN SELF IMPROVEMENT SRL
CUI	36636603
Adresă	ŞOS. GIURGIULUI, NR.125
Email	contact@aicomenzi.ro
Website	https://aicomenzi.ro

Rolurile părților

AIcomenzi este o platformă SaaS multi-tenant. Distingem două situații:

Pentru datele conturilor de utilizator (persoanele care se autentifică în Aplicație) și pentru facturarea abonamentului, TINA FLOREN SELF IMPROVEMENT SRL este operator.
Pentru datele clienților finali (cumpărătorii ale căror comenzi sunt introduse în Aplicație de firma abonată), firma abonată este operator, iar TINA FLOREN SELF IMPROVEMENT SRL acționează ca persoană împuternicită, strict pe baza instrucțiunilor acesteia.

2. Ce date prelucrăm

2.1. Date de cont

Email (folosit ca nume de utilizator), prenume, nume, telefon.
Datele firmei: denumire, CUI, număr de înregistrare, adresă, oraș, județ, telefon, email, logo.
Rolul în firmă (owner / manager / operator / viewer) și starea contului.

2.2. Date operaționale introduse de firma abonată

Clienți: nume, telefon, email, adresă, oraș, județ, notițe, număr de comenzi, total cheltuit.
Comenzi: număr comandă, produse și cantități, mărime/culoare, prețuri, cost livrare, total, metodă de plată, adresă de livrare, telefon, număr AWB, serie și număr factură, notițe.
Textul brut al comenzii introdus în chat, salvat pentru trasabilitate.

2.3. Jurnal de activitate și date tehnice

Acțiunile efectuate în Aplicație (creare, modificare, ștergere, schimbare de status, autentificare), utilizatorul care le-a efectuat, diferențele de valori.
Adresa IP și user-agent-ul, asociate acțiunilor din jurnal.
Jurnale tehnice de aplicație, pentru diagnostic și securitate.

2.4. Date de abonament

Planul, ciclul de facturare, perioada curentă, starea abonamentului, istoricul plăților.
Din cardul de plată reținem doar ultimele 4 cifre și brandul; numărul complet al cardului nu ajunge niciodată în sistemele noastre — este procesat direct de furnizorul de plăți.

3. Mesajele WhatsApp (Meta Cloud API)

Aplicația trimite clientului final un mesaj de confirmare a comenzii prin WhatsApp Business Platform, folosind API-ul Meta WhatsApp Cloud. Mai jos este descris exact ce circulă prin acest canal.

3.1. Ce trimitem către Meta

Trimitem un template aprobat de Meta, din categoria UTILITY, care conține exclusiv trei variabile:

Prenumele clientului (primul cuvânt din numele salvat).
Numărul comenzii (ex. CMD-A1B2C3).
Totalul comenzii, ca sumă.

La acestea se adaugă numărul de telefon al destinatarului, normalizat în format internațional, necesar pentru livrarea mesajului, și două butoane de tip Quick Reply. Payload-ul butoanelor conține doar acțiunea („confirm” / „decline”), un token aleator de corelare și o semnătură HMAC-SHA256 — nu conține date personale și nu poate fi refolosit pentru altă comandă.

Nu trimitem prin acest canal: adresa de livrare, adresa de email, lista detaliată de produse, date de plată, notițele interne sau scorul de risc.

3.2. Ce primim înapoi de la Meta

Stări de livrare: acceptat, trimis, livrat, citit, eșuat — cu marcaje de timp și, în caz de eroare, codul și mesajul de eroare.
Răspunsul clientului: apăsarea unuia dintre cele două butoane sau, dacă răspunde liber, textul mesajului. Textul este salvat pentru a putea interpreta corect răspunsul și pentru trasabilitate.
Identificatori tehnici: ID-ul mesajului, ID-ul WhatsApp al destinatarului, ID-ul numărului de telefon al firmei expeditoare.

Fiecare notificare primită de la Meta este stocată integral, ca payload brut, pentru a asigura procesarea idempotentă și pentru diagnostic. Aceste payload-uri brute sunt golite automat după 30 de zile (vezi secțiunea Retenție).

3.3. Legătura „WhatsApp Web”

Separat de canalul oficial de mai sus, Aplicația poate genera un link wa.me cu un mesaj pre-completat (produsele comandate și totalul), pe care operatorul îl trimite manual din propriul cont de WhatsApp. În acest caz mesajul nu trece prin infrastructura noastră și nu este stocat de Aplicație.

3.4. Consimțământ

Un mesaj WhatsApp de confirmare este trimis numai dacă există consimțământ explicit înregistrat pentru clientul respectiv. Aplicația reține momentul și sursa consimțământului (de exemplu: bifă la finalizarea comenzii, acord verbal consemnat de operator). Dacă acest consimțământ lipsește sau a fost retras, trimiterea este blocată tehnic, nu doar descurajată.

3.5. Cum retragi consimțământul (opt-out)

Cel mai simplu: răspunde STOP la mesajul primit pe WhatsApp. Sistemul recunoaște automat comanda de dezabonare, o înregistrează pe fișa ta de client și blochează imediat orice trimitere viitoare către numărul tău. Nu este nevoie să contactezi pe nimeni și nu depinde de intervenția unui operator.

Sunt recunoscute, indiferent de majuscule sau diacritice, mesajele formate exact din:

STOP, STOP MESAJE, STOP PROMO
DEZABONARE, DEZABONEAZA-MA
UNSUBSCRIBE, OPT OUT
NU MAI TRIMITE, NU MA MAI CONTACTA

Dezabonarea este tratată separat de răspunsul la comandă: un mesaj STOP oprește comunicările, dar nu anulează comanda deja plasată și nu este interpretat ca refuz al acesteia.

Alternativ, poți:

Cere firmei de la care ai comandat — verbal sau prin email. Operatorul retrage consimțământul în Aplicație, cu același efect.
Să ne scrii direct la adresa de contact a operatorului, menționând numărul de telefon vizat.
Să folosești WhatsApp — opțiunea „Block” sau „Report” pentru numărul expeditorului.

Odată înregistrată dezabonarea, trimiterea este blocată în două puncte independente: la crearea unui nou mesaj și imediat înainte de expedierea efectivă. Reluarea comunicărilor este posibilă doar printr-un nou acord explicit din partea ta. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior.

4. Procesarea automată a textului comenzii (AI)

Când un operator lipește în chat textul unei comenzi primite (WhatsApp, Instagram, telefon), acel text este trimis către un furnizor de modele lingvistice (Anthropic) pentru a fi transformat în comandă structurată. Textul poate conține nume, telefon, adresă. Rezultatul este întotdeauna verificat și confirmat de un operator uman înainte de a deveni comandă — nu există decizie exclusiv automatizată cu efecte juridice în sensul art. 22 GDPR.

5. Scorul de risc antifraudă

Dacă firma abonată activează această funcție, rezultatele comenzilor (livrată, refuzată, neridicată, anulată) sunt agregate într-o bază comună folosind exclusiv hash-uri ireversibile (SHA-256 cu secret server-side) ale telefonului și email-ului. Nu se stochează nume, adrese sau conținutul comenzii. Detalii și formularul de ștergere: politica antifraudă și /risk/uita-ma/.

6. Temeiul legal

Scop	Temei
Furnizarea contului și a funcțiilor Aplicației	Executarea contractului — art. 6(1)(b)
Procesarea și livrarea comenzii, emiterea AWB	Executarea contractului — art. 6(1)(b)
Mesaje de confirmare pe WhatsApp	Consimțământ — art. 6(1)(a)
Jurnal de activitate, securitate, prevenirea abuzului	Interes legitim — art. 6(1)(f)
Scor de risc antifraudă (date pseudonimizate)	Interes legitim — art. 6(1)(f)
Facturare abonament, evidențe contabile	Obligație legală — art. 6(1)(c)

7. Cui divulgăm datele

Meta Platforms Ireland Ltd. — livrarea mesajelor WhatsApp Business.
Anthropic — interpretarea textului comenzii (vezi secțiunea 4).
Firme de curierat (ex. Cargus, Sameday, Fan Courier, DPD, GLS) — generarea AWB-ului, la inițiativa firmei abonate și cu credențialele acesteia.
Furnizorul de plăți — încasarea abonamentului.
Furnizorii de hosting și email — găzduirea Aplicației și trimiterea notificărilor.

Nu vindem date personale și nu le folosim pentru publicitate comportamentală. Unii dintre furnizorii de mai sus pot prelucra date în afara Spațiului Economic European; în aceste cazuri transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană.

8. Cât timp păstrăm datele

Categorie	Durată
Notificările primite de la Meta (payload brut: text, telefon, identificatori)	30 de zile. Conținutul este golit automat, iar rândurile sunt apoi șterse definitiv printr-o sarcină programată zilnic
Jurnalul de mesaje (metadate de livrare, ID-uri, textul răspunsului)	90 de zile, apoi ștergere definitivă. Payload-ul brut asociat este golit mai devreme, după 30 de zile
Confirmarea WhatsApp fără răspuns	Marcată automat drept expirată după intervalul configurat de firmă (implicit 24 de ore); istoricul încercărilor rămâne asociat comenzii
Comenzi, clienți, produse, jurnal de activitate	Pe durata în care firma abonată are cont activ, plus termenele legale de arhivare aplicabile documentelor financiar-contabile
Contoare de utilizare (comenzi/lună etc.)	13 luni
Hash-uri antifraudă	Până la solicitarea de ștergere prin /risk/uita-ma/
Date de facturare a abonamentului	Conform obligațiilor legale de arhivare

9. Securitate

Datele fiecărei firme sunt izolate logic; un utilizator vede exclusiv datele firmei din care face parte.
Credențialele sensibile (token-ul WhatsApp, cheile de curierat și facturare, parola SMTP) sunt criptate la nivel de câmp în baza de date.
Notificările primite de la Meta sunt acceptate doar dacă semnătura HMAC-SHA256 este validă; cele nesemnate sau falsificate sunt respinse.
Butoanele din mesajele WhatsApp au payload semnat criptografic și legat de o singură comandă.
Traficul este servit prin HTTPS, cu cookie-uri securizate și antete de securitate în producție.
Autentificarea în doi pași este disponibilă pentru conturile de utilizator.

10. Drepturile tale

Conform GDPR, ai dreptul la:

Acces (art. 15) — să afli ce date deținem despre tine.
Rectificare (art. 16) — corectarea datelor inexacte.
Ștergere (art. 17) — „dreptul de a fi uitat”, în limitele obligațiilor legale de păstrare.
Restricționarea prelucrării (art. 18).
Portabilitate (art. 20) — primirea datelor într-un format structurat.
Opoziție (art. 21) — inclusiv față de prelucrările bazate pe interes legitim, precum scorul de risc.
Retragerea consimțământului (art. 7) — oricând, pentru mesajele WhatsApp (vezi secțiunea 3.5).

Trimite cererea la contact@aicomenzi.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile. Dacă datele tale au fost introduse în Aplicație de o firmă abonată, îți vom indica firma operator și îi vom transmite cererea.

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, București — www.dataprotection.ro.

11. Cookie-uri

Folosim doar cookie-uri strict necesare: cookie-ul de sesiune (menținerea autentificării) și cookie-ul de protecție CSRF. Preferința de temă (deschis/închis) este salvată local în browser și nu este transmisă serverului. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire cross-site.

12. Minori

Aplicația se adresează exclusiv persoanelor juridice și profesioniștilor. Nu colectăm cu bună știință date ale persoanelor sub 16 ani.

13. Modificări

Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată la această adresă, cu data ultimei actualizări afișată în antet. Modificările substanțiale sunt anunțate prin email către firmele abonate.